Quando iniciei minha carreira em consultoria de empresas, há quase 20 anos atrás, ouvi de um consultor mais experiente a seguinte frase: “fazer gestão é abrir e fechar gavetas continuamente”. Aquela frase ficou na minha cabeça e, neste artigo, explicarei este conceito, pois ele é fundamental para o entendimento, por parte
das lideranças, sobre o real papel da gestão nas organizações.
Imagine que uma empresa é um armário formado por diversas gavetas. Algumas gavetas estão bem organizadas, mas outras estão totalmente desorganizadas. Se todas as gavetas estiverem sempre fechadas, não teremos como saber quais devem ser ajustadas. É daí que vem a analogia: só temos condições de organizar uma gaveta, se ela for aberta. Trazendo o conceito para o mundo empresarial, o que isso quer dizer é que só é possível resolver um problema se ele for previamente identificado.
Para uma lógica óbvia, mas dentro das organizações isso é mais difícil do que parece. Por vários motivos. Um deles envolve questões comportamentais presentes em grande parte das pessoas: no exercício de suas atividades, muitos profissionais demonstram insegurança e até medo de parecerem incompetentes junto aos seus líderes, ao declarar a existência de problemas em suas áreas. Esse comportamento muitas vezes é potencializado pelos próprios líderes, quando não incentivam seus times a identificar problemas, havendo até punição quando isso ocorre, deixando o contexto ainda mais crítico.
As lideranças empresariais ainda parecem não entender que a melhoria contínua em suas organizações e, por consequência, a sobrevivência no longo prazo, depende fundamentalmente da prática da identificação correta e periódica de problemas. Somente identificando-os corretamente é possível eliminá-los.
Para tornar ainda mais claro este conceito, é importante destacar que identificar corretamente um problema envolve três fatores:
Definir um número que expresse o problema, também chamado de indicador
Para identificar corretamente um problema, é importante que haja um número que o expresse de forma objetiva. Por exemplo: ao dizer “temos um problema de baixo engajamento do time”, precisamos saber qual o número melhor expressa essa situação: é p percentual de rotatividade? É o índice de satisfação dos colaboradores? Outro exemplo é quando se diz: “temos um problema com as entregas dos produtos aos nossos clientes”. Qual o indicador que demonstra isso? É o percentual de entregar em atraso? É o percentual de reclamação de clientes? Em resumo, o primeiro passo para expressar adequadamente um problema, é definir objetivamente um número para essa finalidade.
2. Levantar a situação atual para este indicador
Continuando no caminho da definição correta do problema, o passo seguinte é medir a situação atual do indicador que o representa. Para esta medição, é importante definir o melhor período de coleta, para evitar possíveis sazonalidades ou contextos específicos que atrapalhem a análise. Por exemplo: o melhor período de coleta é o último ano? O último semestre? O último trimestre? Ou os últimos cinco anos? Essa decisão deve ser tomada pela equipe que está envolvida diretamente com o problema.
3. Definir o resultado desejado para o indicador
E, por fim, para que “a gaveta seja realmente aberta”, o último passo é definir um resultado desejado para o indicador que expressa o problema, ou, em outras palavras, é necessário definir uma meta. Para a definição da meta, é importante encontrar primeiramente um valor de referência, ou seja, o “melhor valor possível” para o indicador. Este “melhor valor possível” pode ser algum valor histórico interno a empresa, um valor encontrado no melhor concorrente, ou até mesmo um valor teórico encontrado em literatura. O importante é que a meta seja definida a partir desta referência. Por exemplo: se o faturamento anual de uma empresa é R$ 120.000/mês e o melhor concorrente faz R$ 200.000/mês, já há uma diferença de R$ 80.000/mês. A partir daí, a equipe envolvida com o problema deve definir qual o percentual dessa diferença que vai ser capturada. Se a equipe decidir capturar, por exemplo, 50% dessa diferença, ou seja, R$ 40.000/mês, isso significa que a meta será de R$140.000/mês.
Podemos observar, portanto, que identificar problemas de forma correta e periódica não é trivial, mas é o ponto de partida para uma boa gestão em qualquer empresa. Dominar a arte de “abrir e fechar gavetas” é o que vai garantir a sobrevivência das empresas nos próximos anos!
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