Não há dúvida de que a definição de metas é uma das atividades gerenciais mais importantes que se pode realizar em uma organização. A meta impulsiona o desenvolvimento da empresa, pois, a partir de um objetivo desejado melhor que o resultado atual, é necessário a busca por conhecimento novo, gerando, por consequência, um processo de melhoria contínua. Ter metas é indiscutivelmente benéfico, mas há um detalhe igualmente importante: isso, por si só, não é suficiente.
Vejo que muitas empresas parecem acreditar que basta definir metas e o resultado irá acontecer de maneira natural. Em um mês, participo de várias reuniões de acompanhamento de resultados em diversas organizações e, sempre que inicio minhas participações, o foco geralmente é apresentação de números. Os gestores se revezam nas apresentações, sempre comparando os resultados com as metas acordadas, destacando as variações e os principais ofensores. Muitas vezes, mostram gráficos coloridos e dos mais variados tipos. Tudo isso é importante e enriquece o momento, mas mais uma vez reforço: isso, por si só, não vai levar a lugar nenhum.
Costumo fazer a seguinte analogia: imagine, por exemplo, que você queira perder peso. E você define como meta reduzir 3kg do seu peso atual em um período de 6 meses. Se você, nesse período, subir na balança todo dia e olhar para o resultado e fizer somente isso, muito provavelmente você não alcançará o resultado, pelo simples fato de que, somente olhar o resultado não muda absolutamente nada. O que leva, de fato, ao resultado desejado, é a execução de planos de ação!
Essa é a mensagem que as empresas precisam entender. Obviamente, olhar o resultado é importante, afinal, não se joga sem saber o placar, mas é necessário fazer muito mais além disso. O que fará diferença é a elaboração e a execução disciplinada de bons planos de ação. Na verdade, essa deveria ser a pauta principal das reuniões de acompanhamento nas empresas: a avaliação dos planos de ação.
Elaborar bons planos de ação não é uma atividade trivial. Primeiro, necessita de um time realmente envolvido com os resultados esperados, motivado com os objetivos traçados, afinal, um bom plano de ação é uma construção coletiva e não individual.
Planos de ação realmente efetivos contam com a participação de várias pessoas, são construídos a várias mãos. Sendo assim, torna-se claro que, para a elaboração de um bom plano de ação, é necessário que o time saia da sua rotina normal de operação e dedique um tempo a raciocinar sobre melhorias que podem ser implantas, pois, no final das contas, um plano de ação nada mais é do que uma melhoria ou implantação de um processo e/ou tecnologia, ou desenvolvimento de um time.
Ainda vejo, infelizmente, empresas que vão na contramão desses conceitos. Ainda é mais comum do que se imagina encontrar gestores que, ao ver o time em uma sala, já dispersa com o argumento de que o time tem que estar é com a “mão na massa”. São mentes ultrapassadas formadoras de pessoas que simplesmente realizam tarefas e não criam um senso crítico apurado, o que gera, por consequência, uma atrofia na capacidade de realizar bons planos de ação.
É de extrema importância que as empresas incentivem seus times a pensar, a criticar continuamente os processos atuais, de modo que sejam formadas por pessoas especialistas em identificar e capturar constantemente oportunidade de melhoria. Nesse sentido, gostaria de auxiliar dando algumas dicas para a elaboração de planos de ação efetivos. Obviamente, essas dicas não são completamente exaustivas. Um plano de ação completa tem várias técnicas e informações que devem fazer parte de sua composição. Aqui, apenas listo alguns pontos para facilitar o início da caminhada:
Um bom plano de ação deve ter, no mínimo, 4 informações: a ação que deverá ser realizada, o motivo da existência da ação, o responsável pela ação e o prazo de término;
A ação deve ser iniciada com um verbo no infinitivo, para dar a noção de algo que tem início e fim. Exemplo: implantar, elaborar, treinar;
No plano de ação, deve-se evitar verbos que denotam passividade ou que não levam a um produto concreto, como por exemplo, cobrar, aguardar, reunir, solicitar, entre outros;
Como dito anteriormente, um plano de ação é a melhoria ou implantação de um processo e/ou tecnologia, ou desenvolvimento do time. Sendo assim, é importante que o motivo da existência de cada ação seja descrito de maneira a explicitar claramente o que será combatido. A sugestão é utilizar sempre os termos “falta de…”, “…incorreto”, “…insuficiente”, entre outros que deixem claras as fragilidades atuais;
O responsável pelo plano de ação deve ser sempre o nome de uma única pessoa, portanto, deve-se evitar colocar mais de um nome como responsável, ou o nome de um cargo ou área;
O prazo de término deve ser uma data específica, com dia, mês e ano. Evitar utilizar o termo “imediato”.
Espero que estas breves dicas possam ser um impulso no sentido de ampliar o foco nas ações e não somente nos resultados, pois o desenvolvimento de uma empresa só existirá de fato a partir de bons planos elaborados com técnica e colaboração e executados com a máxima disciplina!
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